TK Internkontroll

Du som driver med transport er underlagt en betydelig rekke regler, lover og forskrifter som skal følges. I tillegg til dette skal du kunne dokumentere at du har oppfølging av at disse etterleves og forbedres gjennom ditt selskaps internkontroll.

Dersom du befinner deg i en situasjon hvor du ikke har anledning til å ha den nødvendige, påkrevde oppfølgingen av reglene, kan vi i Transportkompetanse bistå og bidra til dette. Her vil vi kunne støtte og bidra til å etablere rutiner og systemer. Rutinene og systemet skal sikre ditt selskap gode forutsetninger for å overholde og kvalitetssikre etterlevelse av dette regelverket som følger av:

• Kjøre – og hviletidsforskriften
• Forskrift om arbeidstid for sjåfører
• Arbeidsmiljøloven, for de sjåfører som ikke utfører arbeid som går inn under Kjøre – og Hviletidsforskriften

Sammen med deg som kunde har vi som mål å bedre lønnsomheten i din bedrift. En god internkontroll kan blant annet hjelpe deg å nå dine mål, bidra til effektivisering, samt redusere risikoen for uønskede hendelser.

Vi i Transportkompetanse har siden vår oppstart i 2007 bistått hundrevis av kunder med deler av deres internkontroll. Tidligere gikk tjenesten under benevnelsen Oppdragsavtale. Dagens leveranse av TK Internkontroll bygger på den tjenesten vi startet i 2007, men i takt med utviklingen og tekniske løsninger i bransjen og hos kunder er den noe endret siden oppstart. Der vi tidligere har levert på analyse av blant annet kjøre – og hviletid, er vi nå over i en tid hvor det forventes at vi bidrar til å forbedre kunders prestasjoner på en helhetlig måte.

Hva kan du forvente av oss?

Tjenesten TK Internkontroll er mer enn bare rapportering og systemer. Vi kartlegger din situasjon, dine behov og skreddersyr deretter. Ditt utgangspunkt vil være forskjellig fra en annens, og dermed er vi opptatt av at din konsulent hos oss er oppdatert og informert om alt som har med din bedrifts internkontroll å gjøre. Omfanget av vår tjeneste er bestemt ut fra antatt arbeidsomfang, som igjen i stor grad er styrt av antall sjåfører og kjøretøy du som kunde disponerer.

Vi skal gjennom TK Internkontroll bistå deg med å etablere rutiner og systemer som sikrer gode forutsetninger for å overholde og kvalitetssikre etterlevelse av regelverket. Før vi starter opp er det viktig at vi gjennomgår en forventningsavklaring, og blir enig om hvem hos dere som er med. Vi ønsker gjerne å involvere flest mulig av de ansatte hos dere.

Du ønsker bistand fra oss til å sikre en god Internkontroll, hvor starter vi?

Før gjennomføring av TK Internkontroll mener vi at det er viktig med en oppstartsprosess. Hensikten med dette er å legge til rette for at gjennomføringen blir i samsvar med det vi skal gjennomføre, samt at du som kunde har forståelse for hvilken rolle TK Internkontroll har for din totale internkontroll. I tillegg til dette vil det bidra til at arbeidet vi skal gjøre for deg blir av så god kvalitet, men på en effektiv måte. Oppstarten består i korte trekk av:

• Bli godt kjent med deg som kunde og din virksomhet
• Få på plass rutiner og system som kreves
• Hvis vi før oppstartsfasen konkluderer med at din virksomhet har behov for Driftsoptimalisering, skal vi sammen definere noen satte nøkkeltallsindikatorer/KPI’er i oppstartsfasen.

Før TK Internkontroll iverksettes skal vi igjen avklare deres forventninger, og at du som kunde forstår hvilken del av en helhetlig Internkontroll som vi dekker med vår tjeneste. Vi blir enig om hvordan vi sammen skal jobbe underveis i avtalen. I tillegg til dette vil vi gjennomgå dokumentkontroll, sikre avvik – og forbedringstiltak opp mot avvikssystem, samt avtale dato for første dokumenterte kontroll.

Hva mener vi med hva som er avgjørende for å sikre en god internkontroll, og hva er våre mål i denne prosessen?

Som en del av vår produktportefølje har vi satt opp TK Internkontroll. Vi har allerede fått frem viktigheten av en god Internkontroll i sin helhet, og hva vi kartlegger hos deg som kunde. Selv om situasjonen er ulik hos enhver kunde, har vi forsøkt å oppsummere hva TK Internkontroll innebærer ved hjelp av noen punkt, sammen med vårt mål om leveranse på tjenesten:

Sammen med deg som kunde skal vi kartlegge og sørge for et stabilt fundament for en god og effektiv drift, samt gjennomføring av Internkontroll.

• Sammen med deg kartlegger vi hva som er etablert av timeregistreringssystem, avviks – og forbedringssystem, analyseverktøy for kjøre – og hviletid og arbeidstid.
• Vi gjennomgår etablerte rutiner som nedlastningsrutiner, rutiner for avvik – og forbedringsforslag, opplæring i kjøre – og hviletid regelverk med mer.

Les mer ↓

Vi starter med å foreta en ståstedsanalyse av din bedrift, hvor vi kartlegger alle elementer vi mener er viktig for å få etablert gode rutiner og prosedyrer videre med TK Internkontroll. Vi lager videre en oversikt over eventuelle tiltak som må iverksettes for å få på plass struktur, rutiner og verktøy for å ha tilstrekkelig kontroll og et godt utgangspunkt for gode prestasjoner og stadig forbedring. Vi mener disse elementene inngår i det vi definerer som struktur og rutiner:

• Timeregistreringssystem som lar seg analysere, eventuelt gjennom et eksternt dataverktøy.
• Egnet analyseverktøy av både Arbeidstid og data fra Fartsskriver.
• Rutiner som sikrer nødvendig nedlastning av data for kjøretøyenes fartsskrivere.
• Et avvikssystem for å ivareta oppfølging av avvik – og forbedringsforslag.

Videre etablerer vi oppdaterte oversikter over dine sjåfører. Dette er inkludert kompetansebevis med spesifisert utløpsdato for førerrett og øvrig tilegnet kompetanse, samt kjøretøy.

Vi ønsker å sørge for at din organisasjon har tilstrekkelig kompetanse og forståelse om blant annet:

• Kjøre – og hviletidsforskriften
• Arbeidsmiljøloven
• Forskrift om arbeidstid for sjåfører
• Internkontroll forskriften
• Sikre at du som kunde forstår hvordan TK Internkontroll fungerer, samt forventningsavklaring.

Les mer ↓

Vi i Transportkompetanse ønsker i denne fasen å sikre tilstrekkelig kompetanse og forståelse internt hos alle i din organisasjon rundt TK Internkontroll, sammen med regelverk som tjenesten er bygget på. Denne delen av TK Internkontroll og prosessen innebærer i de fleste tilfeller en samling av alle ansatte, både sjåfører og øvrige ansatte, hvor vi gjennomfører en opplæring.

Sammen med deg foretar vi en kvalitetssikring av din driftsmodell

• Det er viktig for oss å kunne gjennomgå din driftsmodell for å sikre at den legger til rette for at daglig drift og/eller sjåføraktiviteten kan gjennomføres innenfor gjeldende regelverk.

Les mer ↓

Vi gjennomgår din organisasjons driftsmodell. Dette innebærer dialog med daglig leder, trafikkleder og andre sentrale roller som er med på planlegging og tilrettelegging av transportaktiviteten. Her har vi som hensikt å få første innblikk i hvorvidt det er noe som knytet til driftsmodellen som kan påvirke negativt i ønsket om å oppnå transportaktivitet uten større avvik.

Slik gjennomføres TK Internkontroll

Når vi har gjennomgått de avgjørende elementene for å sikre god internkontroll, starter selve internkontrollen. I de aller fleste tilfeller vi våre transportkonsulenter jobbe med kontrollperioder på mellom 1-3 måneder. Dette kommer helt an på hvor omfattende både din bedrifts aktivitet er og hvordan vår avtale er satt opp.

Vi gjennomgår en kvalitetskontroll av din prestasjon når det gjelder regelverket knyttet til Kjøre- og hviletid, Arbeidstid og Forskrift om arbeidstid for sjåfører

• Vi gjennomfører en avviksanalyse.
• Vi gjennomfører kontroll, i form av risikobasert stikkprøvekontroll, av aktivitet i kontrollperioden og hvorvidt u som kunde forholder deg til gjeldende regelverk.

Les mer ↓

Internkontrollen baserer seg på en avviksanalyse av arbeidstid og tid-registrering på sjåførkort, med en risikobasert tilnærming. Det vil si at vi innledningsvis før hver internkontroll sørger for å få et overblikk over aktiviteten i aktuell periode, og basert på det gjøres utvalget av hva som inkluderes i den aktuelle kontrollen.

De elementer som kontrolleres i internkontrollen er i hovedsak

▪ Avvik mellom registrert arbeidstid og tid-registrering på sjåførkort

▪ Avvik fra regelverket i Kjøre- og Hviletidsforskriften

▪ Avvik fra regelverket i Forskrift om Arbeidstid for Sjåfører (FATS)

▪ Avvik fra regelverket i Arbeidsmiljøloven, for sjåfører som ikke er omfattet av forskrift om Kjøre- og Hviletid.

Basert på de funn vi gjør gjennom kontrollen, og eventuell dialog med deg som kunde, settes det opp en skriftlig rapport som overleveres og gjennomgås sammen med deg. Det vil normalt være mellom 4 og 12 skriftlige rapporter pr år, da med henholdsvis mellom 3 måneder og 1 måneds kontrollperiode pr rapport. Innholdet i denne rapporten tilstrebes presentert på en måte som gjør at det skal være relativt lettfattelig og ikke minst skal det være tydelig hva som oppfattes som de utfordringer en eventuelt må ta tak i for å få til en ønsket forbedring.

Vi hjelper og bistår deg som kunde på å bli bedre!

Vi bistår deg som kunde å få til et fungerende forbedringsarbeid innenfor rutiner og praksis knyttet opp mot TK Internkontroll. Målsettingen er at du skal ha en kontinuerlig forbedringsprosess.

Les mer ↓

Som en avslutning av hver internkontroll/kontrollperiode vil en av våre Transportkonsulenter innlede en dialog med deg som kunde, hvor hensikten å få til kontinuerlig forbedring av din etterlevelse av gjeldende regelverk. I de eventuelle avvikene som avdekkes vil en oftest finne årsaken til, og løsningen på ved å se tilbake på de prosessene som allerede er gjennomgått. Dermed vil det også være her forbedringsprosessen fører oss. Da forsøker vi, sammen med deg, å finne hvilke underliggende årsaker avvikene har og hvilke av parameterne en eventuelt må justere på for å redusere sannsynligheten for at avvikene skal oppstå igjen. Som i startfasen jobber vi også her med en klar risikobasert tilnærming, ved at det er de alvorligste avvikene som prioriteres.

Hva skjer etter at vi har gjennomført TK Internkontroll?

Vi mener det er viktig at vi som din transportkonsulent å være tett på deg som kunde. Vi ønsker å videre ha innsikt i din drift og planer, slik at vi har best mulig forutsetninger for å være i forkant av eventuelle utfordringer som kan oppstå i fremtiden.

Videre vil vi alltid følge deg opp, og en gang pr år ønsker vi å gjøre en oppsummering og evaluering av arbeidet og avtalen sammen med deg. Hensikten med dette vil være å se på arbeidet vårt i deres virksomhet over et lenger perspektiv og få frem utviklingen i deres selskap med horisont på minimum 1 år frem i tid. Sammen kartlegger vi hvordan begge parter kan bli bedre i jobben som gjøres, samt avdekke hva vi har lykkes med og eventuelle utfordringer. Vi vil alltid komme med forslag til forbedring, aktiviteter og tiltak som kan gjøres at vi sammen lykkes med TK Internkontroll.

Driftsoptimalisering

I de aller fleste tilfeller vil vår tjeneste TK Internkontroll inkludere tilleggselement, som for eksempel driftsoptimalisering. Driftsoptimalisering knytter seg til tre hovedelementer

• Kjøretøy – og maskinpark
• Menneskelige ressurser
• Optimal bruk av kjøretøy

Vi i Transportkompetanse har utarbeidet en oversikt over aktuelle parametere/elementer som du kan og bør ha fokus på for å oppnå gevinst innenfor driftsoptimalisering. Oversikten er basert på vår erfaring med andre kunder og aktører vi har jobbet tett med over mange år. Denne oversikten er et mulighetsutvalg, og det er du som må bestemme hvilke valg dere ønsker å fokusere på. Her anbefales det å ikke velge for mange i første omgang, men fokuser på et håndterbart omfang. Vi som rådgivere kan bistå deg med dette.